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Informationsriesen und Wissenszwerge

Von Informationsriesen und Wissenszwergen
 „Informationsüberfluss und Kommunikationsmanko
oder: „wir haben zwar alles aufgeschrieben, aber keiner liest es!

Stöhnen auch Sie manchmal unter der Informationsflut, die täglich über Ihren Schreibtisch und über Ihren Bildschirm hereinbricht?

Die Fakten

Hier ein Auszug aus einer Studie der Universität von Berkeley, die im November 2003 veröffentlicht wurde
(Das Projekt wird von dem Chiphersteller Intel, von Microsoft Research, dem Computerhersteller Hewlett-Packard sowie dem Speicherhersteller EMC unterstützt)

Im Jahr 2002 hat jeder Mensch - ausgehend von 6,3 Milliarden Erdbewohnern - durchschnittlich 800 Megabyte aufgezeichneter Daten produziert (Hinweis: 1 CD voller Daten)

…. auf Papier festgehalten ergäbe das pro Person etwa 10 Regalmeter Bücher

....Innerhalb nur eines Jahres wurden 2002 rund fünf Exabytes (1018 Bytes=Buchstaben) neuer Informationen auf Papier, Film und auf magnetischen oder optischen Speichern gesichert…

… Von 1999 bis 2002 beträgt die jährliche Steigerung ca. 30 Prozent …

....Die Datenmenge entspricht nach Angaben der Forscher etwa allen Wörtern, die Menschen jemals gesprochen haben.

Information und Kommunikation der letzten Jahre

Intranets und Extranets sollten uns in den 90er Jahren helfen, die Informationsflut in den Griff zu bekommen – E-Mail und Mobiltelefone sollten die Kommunikation erleichtern.

Heute verlieren nicht nur viele Mitarbeiter sondern auch so manche Führungskraft leicht den Überblick über die ganzen Papier- und Datenberge. Der Meetingtourismus tut ein übriges dazu, dass sich so mancher am Abend fragt, ob er angesichts des vergeudeten Tages nicht besser gleich zu Hause geblieben wäre.

Die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts

Verschwimmende Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit

Während man bis vor kurzer Zeit noch glaubte, dass steigende Produktivität zu stetig kürzeren Arbeitszeiten führen würde, erleben viele Wissensarbeiter heute das genaue Gegenteil:

è  Die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit werden immer unschärfer und verschwimmen ineinander

è man ist in beiden Bereichen vor allem mit der Erstellung, der Verarbeitung und der Weiterleitung von Informationen beschäftigt

Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, die Balance zwischen Arbeit und Freizeit neu erlernen zu müssen.

Neue Formen der Kommunikation

Gegenüber den aus Feudalismus und Militär abstammenden Machtpyramiden der Industrie­gesellschaft: "oben Würdenträger, unten Innovationsträger und dazwischen Bedenkenträger" (Thomas Middelhoff) - sind Netzwerke aus kleinen, relativ autonomen Einheiten, in denen jeder Knoten mit jedem anderen kommunizieren kann (soll und darf), Organisationsformen mit ungleich größerer Innovationsfähigkeit .  [1]

»Information ist, was man zum Handeln braucht « (Peter F. Drucker)

Die Führungskräfte müssen ihre Aufgabe als „Informationsmanager“ für sich und für ihre Bereiche abdecken und durch effiziente Information und Kommunikation sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter all jene Informationen haben, die sie zur Bewältigung der immer komplexer werdenden Aufgaben brauchen. Dazu zählen sowohl die Überblicksdaten (oder „Prozesskenntnisse“) als auch die detaillierten Arbeitsanweisungen für ihren Bereich. Dieses Informationsmanagement ist nicht delegierbar!

Fit für das neue Zeitalter der Kreativität

Der Verfügbarkeit von Informationen kommt in der Informationsgesellschaft eine Schlüsselrolle zu: Zur erfolgreichen Umsetzung ihrer Ziele braucht die Unternehmensführung steuerungs­relevante Informationen. Eine nach innen gewandte Sichtperspektive der Informations­verarbeitung muss deshalb zu einer ganzheitlichen Sicht mit Blick auf den Wandel von Märkten, Zielgruppen und Bedarfshaltungen von Kunden erweitert werden.

Mehr IT = Mehr Business

Die Gleichung »Mehr IT = Weniger Kosten« der 90er-Jahre muss sich erweitern zu »Mehr IT = Mehr Business«. Der Weg diese Umbaus bedingt auch den Wandel von »Gießkannen-Informationen« hin zu empfängerorientierter Information.

Fazit

Im neu anbrechenden Zeitalter der Kreativität wird nicht der Schnellere der Gewinner sein, sondern derjenige, der seine Informationen im Griff hat und dadurch Zeit für Kreativität und Umsetzung hat.

Der Lösungsansatz

Um den gesamten Wertschöpfungsprozess in Zukunft effizient und flexibel zu halten, ist ein ganzheitlicher Ansatz unumgänglich.

Der Schwerpunkt liegt auf der Generierung von Wissen und dessen rascher Umsetzung im Sinne eines effizienten Business Intelligence-Kreislauf (aus Daten Information machen – Informationen zu Wissen verdichten – diese Wissen in Aktion umsetzen – diese Aktion macht uns erfolgreich und liefert wieder Daten).

Wissensmanagement

Die Erzeugung von Wissen ist DIE Kernkompetenz jeder erfolgreichen Organisation.

Dabei geht es darum, durch die Zusammenführung von bestehendem Wissen neues Wissen zu schaffen, die Ergebnisse in das Informationsmanagement einzubauen und die Prozesse möglichst schnell, effektiv und effizient anzupassen.

Bei der Generierung von Wissen ist auf soziale Verträglichkeit und breite Akzeptanz größter Wert zu legen. Die Ergebnisse müssen für alle nachvollziehbar und alltagstauglich sein (keine „Musterlösungen“ oder „elitäre Spinnereien“).

Informationsmanagement

Im Informationsmanagement ist Wissen Aktiv und Passiv verfügbar.

Passiv in der Form, dass relevantes Wissen über Neuerungen, Änderungen, Strategien etc. in geeigneten Form an den Mitarbeiter gebracht wird.

Aktiv, indem Informationen in durchgängiger und kompletter Form abrufbar sind  (Nachschlagewerk). Dabei ist zu beachten, dass dieselbe Kerninformation in zumindest zwei Expertenstufen (Anwender und Spezialisten) verfügbar ist.

Alle Informationen sind prozessorientiert (Überblick der Tätigkeiten und Kompetenzen)  und handlungsorientiert (Arbeits- und Dienstanweisungen) abrufbar.

Idealerweise wird die handlungsorientierte Information noch in die zwei Bereiche „für Anwender“ und „für Spezialisten“ unterteilt und dient dabei auch gleichzeitig als Dokumentation.

Für die Erstellung und Wartung der detaillierten Informationen ist der jeweilige Detailprozess­verantwortliche zuständig. Die einheitliche Darstellung und Ablage ist jedoch eine eigene - teilweise neue - Aufgabe.

Effiziente Kommunikation ist die Basis der Wissensgenerierung und der Informations­weitergabe.

Die erste Säule ist ein offenes Kommunikationsklima, das keine wichtigen Informationen untergehen oder versanden lässt, die zweite Säule ist eine effiziente und straffe Meetingkultur, die „kosten- nutzeneffizient“ ist.

Umsetzung

Die beschriebene Lösung wird mit den Mitarbeitern des Unternehmens in folgenden Blöcken umgesetzt:

è     Analyse der bestehenden Informationsflüsse

è     Kommunikationsanalyse und Vereinbarung von Kommunikationsstandards

è     Definition des „Business Intelligence-Kreislaufs“ (BIK)

è     Auswahl und Bereitstellung der benötigten Tools und Systeme

è     Implementierung der bestehenden Prozesse in den BIK

Um die Nachhaltigkeit der Lösung zu gewährleisten, wird empfohlen, nach Abschluss der Umsetzung durch ein „crossfunktionales Team“ die Umsetzung der getroffenen Vereinbarungen im nachfolgenden Tages­betrieb sicherzustellen.

Über den Autor

Bruno Resi, geboren 1961 in Hall in Tirol, beschäftigt sich seit Jahren mit den Themen „effiziente Informationssysteme“. Seit 2004 selbstständiger Unternehmenscoach mit den Schwerpunkten „Kommunikation, Informations- und Wissensmanagement“. Starken Praxisbezug liefern berufliche Erfahrungen aus der Groß-EDV, der EDV-Anwenderbetreuung, Organisator in einem großen Finanzdienstleistungsunternehmen und langjährige nebenberufliche Tätigkeit als EDV-Berater.

Zu erreichen unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Druckversion Informationsriesen und Wissenszwerge.pdf

1      Ulrich Klotz / IG Metall (2002); „Arbeit zwischen Industrie und Informationsökonomie“, „Netzwerk europäische Lernprozesse“

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